Las mejores herramientas para aumentar la productividad de las PYMES

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La gestión de una PYME puede ser muy diferente de la gestión de una gran empresa, pero eso no quiere decir que sea tarea fácil. Todas las empresas se enfrentan a los mismos obstáculos: montones de correos electrónicos, reuniones, llamadas telefónicas, los plazos de los proyectos, etc… Si no sabes cómo mantener la productividad en una pequeña empresa, te gustará saber que puedes conseguirlo de manera muy rápida.

La productividad no se basa solo en ir tachando tareas en una lista. Tim Ferriss, gurú de productividad, afirma que: “Como propietario de un negocio, es muy fácil caer en la trampa de estar siempre ocupado, lo que no es nada productivo.” El trabajo duro no siempre significa que estés trabajando eficientemente.

Por este motivo, es necesario tener las herramientas adecuadas que te ayudarán a producir los mejores resultados en el menor tiempo posible. El tiempo es uno de los recursos más valiosos, por lo que ahorrar unos segundos en las tareas cotidianas puede ayudar a mejorar la productividad. Afortunadamente, hay un montón de herramientas para ayudar a las PYMES: desde herramientas de gestión de redes sociales hasta software de facturación inteligente. A continuación, te enseñamos las mejores herramientas de productividad:

Insightly

Una de las mejores herramientas de CRM y gestión de proyectos es Insightly. Te permite profundizar y ver los detalles más importantes acerca de tus clientes potenciales, contactos o proveedores. Puedes comprobar su historial, historial de comunicación, y hasta oportunidades de negocio o proyecto anteriores. Además, te permite tener un listado automático de direcciones, calendarios y correo electrónico masivo.

A parte de las características propias del CRM., Insightly tiene herramientas de gestión de proyectos en profundidad, que permiten realizar un seguimiento todas las correspondencias de correo electrónico, leer detenidamente los informes detallados, crear reservas de proyectos, e incluso recibir recordatorios automáticos por correo electrónico. La mejor parte es que Insightly es capaz de crecer junto con el crecimiento de tu empresa, ya que permite cambiar a cualquiera de sus planes en cualquier momento sin repercusiones. Puedes empezar gratis o elegir el Plan Profesional con una prueba gratuita durante 14 días.

Asana

Para aquellos que quieren asignar las tareas de trabajo y el seguimiento de actividades de sus empleados, Asana podría ser la solución. Unifica el seguimiento de proyectos y herramientas de colaboración simples en una sola plataforma de gestión de tareas. Puede crear tareas o subtareas y organizarlas en proyectos. También es posible marcar cada proyecto, para que las cosas no se compliquen cuando los proyectos empiezan a acumularse.

La asignación de tareas a los miembros del equipo es rápida y eficaz. Así, todas las personas que sigan una determinada tarea obtendrán notificaciones instantáneas por correo electrónico cuando se complete. Asana también ofrece una aplicación móvil con características iguales a las del sitio web. Asana tiene una versión gratuita, pero además también ofrece un servicio premium con más funciones.

Time Doctor

De acuerdo con una encuesta de Gallup realizada en 2013, sólo el 13% de los empleados en todo el mundo están comprometidos (o “psicológicamente comprometidos”) con su trabajo, mientras que el resto no lo están. El 24% se califica como “muy desconectado”, o en gran medida infeliz. Mientras tanto, una gran cantidad de personas (un 63%, para ser exactos) carecía de interés (es decir, “no comprometido”). Los smartphones, redes sociales, Internet, y su vida personal son las causas habituales de los empleados no comprometidos. Aquí es donde el seguimiento y el software de monitorización de empleados pueden ser más útiles.

Time doctor, un simple pero eficaz software de seguimiento de tiempo que permite mantener un registro de las horas de trabajo de tus empleados. No solo funciona como una simple herramienta de monitoreo de los empleados, sino que también te permite ver qué aplicaciones y en qué sitios web pasan más tiempo. Más importante aún, puedes saber la hora exacta en que un empleado está siendo improductivo. El software, también toma capturas de pantalla del ordenador de tus empleados, lo cual es perfecto para los negocios que tienen trabajadores a distancia.

Hootsuite

¿Sabías que el 83% de los estadounidenses tienen una cuenta en redes sociales? De acuerdo con un estudio on line realizado en 2016, además el 41% está de acuerdo en que las empresas deben tener una sólida presencia en redes sociales. El estudio pone de relieve la creciente importancia de las redes sociales en la creación de relaciones duraderas entre empresas y consumidores.

Si no has tenido tiempo de utilizar el poder de las sociales para aumentar la visibilidad de tu empresa y fortalecer los lazos con tus clientes, no pierdas más tiempo. Hootsuite , una de las principales plataformas de gestión de redes sociales, permite compartir contenido a través de 35 redes sociales (como Facebook, Twitter, LinkedIn y Instagram) en un mismo dashboard.

Sus analíticas también te permitirán saber cuál es el mejor momento para publicar contenido, además de permitirte programar los mensajes con antelación. Puedes incluir varios usuarios e incluso asignar diferentes niveles de acceso. Hootsuite ofrece una prueba de 30 días y un plan gratuito limitado para aquellos que buscan probar su herramienta.

MailChimp

Si no has usado email marketing para tu negocio porque crees que no es un buen medio para promocionar tus productos o servicios, te equivocas. El porcentaje de correos electrónicos abiertos ha sufrido un aumento en los últimos años, con una tasa del 35% registrada en el segundo trimestre de 2016. Esto significa que el correo electrónico es tan potente como cualquier canal de marketing. Por lo tanto, si quieres empezar a utilizar este canal, ¿por qué no hacerlo con una de las mejores herramientas?

MailChimp existe desde hace bastante, y se ha mejorado con el tiempo. Es un servicio de marketing que te permite configurar las campañas de correo electrónico y los envía a miles de suscriptores. También hay plantillas de diseño adaptables, respuestas automáticas, analíticas e integraciones de aplicaciones de terceros.

Betterteam

La contratación de nuevo personal es difícil, especialmente para las pequeñas empresas con recursos limitados. Poner tu oferta de trabajo en muchos portales puede darte mayor visibilidad, pero no es la opción más práctica. Sin embargo, hasta ahora, muchas PYMES no tenían más remedio que tomar este camino para contratar nuevos empleados.Si es tu caso, es posible que quieras probar Betterteam.

Este servicio te da la posibilidad de publicar en más de cien portales de búsqueda de empleo (incluyendo Monster, LinkedIn o SimplyHired) a través de un solo panel de control. En Betterteam encontrarás plantillas profesionales y un asistente de diseño con el que podrás crear anuncios atractivos. Además posee un sistema de seguimiento que te permite revisar rápidamente los candidatos. Puedes empezar a utilizarlo de manera gratuita, pero para disfrutar por completo de Betterteam tendrás que pagar una cuota mensual.

Grovo

Como no todas las PYMES tienen el tiempo ni el dinero necesario para formar a sus nuevos empleados, muchas empresas acaban teniendo empleados ineficaces. Aquí es donde Grovo, un sistema de gestión de aprendizaje, puede ayudarte. La plataforma se especializa en microaprendizaje, con la entrega  depequeñas lecciones de vídeo para los empleados, lo que ayuda a reducir la mayoría de las veces el tiempo de incorporación en hasta un 50%. El sistema también ofrece formación para la gestión, compromiso de los empleados, y muchas lecciones que pueden mejorar las habilidades digitales de los empleados.

 

Una vez que elijas las herramientas de productividad adecuadas para tu negocio verás como consigues los objetivos de tu PYME mucho más rápido ¡Descubre más consejos para ser más eficiente en nuestro blog!

 

Laura

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